Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Mico Botnia Oy Ab
Y-tunnus: 2876122-3
PL 101, 65101 Vaasa
tietosuojavastaava@micobotnia.fi
2. Rekisterin nimi
Mico Botnia Oy Ab:n työnhakijarekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme henkilötietoja työhakemusten sekä rekrytointiin liittyvien tiedustelujen vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi sekä työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi ja muiden rekrytointiprosessiin liittyvien tarpeiden täyttämiseksi. Rekrytointiin liittyen voimme olla yhteydessä työnhakijaan sähköpostitse tai puhelimitse.
Henkilötietojen käsittely perustuu Mico Botnian oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla sekä tarvittaessa osoittaa, että rekrytoinnissa on noudatettu lainsäädännön vaatimuksia (mm. Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta ja Yhdenvertaisuuslaki).
Henkilötietojen käsittely muiden rekrytointien yhteydessä perustuu työnhakijan suostumukseen. Työnhakija voi halutessaan antaa suostumuksen, että hänen hakemustaan voidaan käyttää muissa Mico Botnian rekrytoinneissa.
Henkilö voi lisäksi luoda käyttäjätunnuksen hakijaportaaliin tai tilata sähköpostiinsa tiedon uusista työpaikkailmoituksista. Näissä tapauksissa käyttäjätunnuksen eli sähköpostiosoitteen käsittely perustuu henkilön suostumukseen.
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
4. Henkilötietojen säilyttämisaika
Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen säilytämme henkilötietoja sen aikaa kuin on tarpeen Mico Botnian oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi sekä mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi, kuitenkin enintään kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä. Erityisessä tapauksessa henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, jos lainsäädäntö, viranomainen tai oikeudellisiin vaatimuksiin vastaaminen edellyttävät sitä.
Jos työnhakija tulee valituksi ja tekee työsopimuksen, rekrytointiin liittyvät tarpeelliset henkilötiedot tulevat osaksi Mico Botnian työntekijärekisteriä, jonka tietojen säilytysajat määritellään erikseen.
Avoimia hakemuksia säilytetään kaksi vuotta hakemuksen tekemisestä, mutta hakija voi milloin tahansa itse poistaa avoimen hakemuksensa työnhakijaportaalin kautta. Jos avoin hakemus on otettu mukaan tiettyyn rekrytointiprosessiin, avoimesta hakemuksesta luodaan kopio, jota säilytetään enintään kahden vuoden ajan kyseisen rekrytoinnin päättymisestä.
Työnhakijaportaaliin luodun käyttäjäprofiilin tietoja säilytetään kaksi vuotta profiilin luomisesta tai niin kauan kuin käyttäjällä on työhakemuksia, joiden säilytysaika on kesken.
Jos työnhakija antaa suostumuksen tietojensa käyttämiseen muissa rekrytoinneissa, voimme tietojen säilyttämisen ajan ottaa yhteyttä työnhakijaan.
5. Rekisterin tietosisältö
Käsittelemme työnhakijoiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tietoja, jotka työnhakija on meille toimittanut tai jotka ovat tarpeen työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi haettuun tehtävään. Käsittelemiämme henkilötietoja voivat olla esimerkiksi
- etunimi
- sukunimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- osoite, postinumero ja postitoimipaikka
- työtehtävät, joita työnhakija on hakenut
- työhakemuksen lähettämisen ja päivittämisen ajankohdat
- hakemuskirje ja CV
- palkkatoivomus
- koulutus ja tutkinnot suoritusajankohtineen
- erityisosaaminen
- kielitaito
- nykyinen ja aikaisemmat tehtävät ja työnantajat
- suosittelijat
- videohaastattelutallenne
- linkki LinkedIn-profiiliin
- muut työnhakijan ilmoittamat tiedot
- työnhakijan lähettämät sähköpostitiedustelut
- työpaikkavahdin tilaus (työnhakijan tilaama sähköposti-ilmoitus uusista avoimista työtehtävistä)
Työnhakijan tulee antaa työhakemuksessaan vain rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Hakemuksessa ei tule ilmaista arkaluonteisia henkilötietoja, kuten terveydentilaa koskevia tietoja.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot ovat pääasiassa työnhakijan työhakemuksessa, työnhakijaportaalissa ja työhaastatteluissa itse antamia tietoja. Voimme kerätä tietoja myös työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta. Jos osa rekrytointiprosessista on ulkoistettu, voimme kerätä henkilötietoja myös muista lähteistä, kuten suorahakua, rekrytointia tai soveltuvuusarviointia toteuttavalta palveluntarjoajalta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Emme luovuta tietoja ulkopuolisille ilman työnhakijan lupaa. Poikkeuksena on erityistilanne, jossa lainsäädäntö, viranomaismääräys tai oikeudelliseen vaatimukseen vastaaminen vaativat tietojen luovuttamista. Eräät yhteistyökumppanimme saattavat osana tarjoamaansa palvelua käsitellä työnhakijan henkilötietoja. Tällaisia ovat mm. tietojärjestelmien toimittajat ja ylläpitäjät sekä rekrytointiprosessissa avustavat yhteistyökumppanit.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Säilytämme henkilötietoja luottamuksellisina, ja niitä pääsee tarkastelemaan vain Mico Botnian rekrytointeja hoitava henkilöstö sekä mahdolliset rekrytoinnissa avustavat asiantuntijat, jotka käsittelevät henkilötietoja Mico Botnian lukuun.
Mahdollisia paperidokumentteja säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Sähköisiä tietoja säilytetään tarkoituksenmukaisesti suojatuilla palvelimilla, joiden teknistä tietoturvaa hallinnoidaan usein eri keinoin. Sähköisiin tietoihin pääseminen perustuu työroolipohjaiseen käyttöoikeushallintaan.
Tietojärjestelmien toimittajat ja ylläpitäjät ja muut Mico Botnian yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet salassapitoon ja Mico Botnian tietosuojaohjeistuksen mukaiseen tietojen suojaamiseen.
9. Työnhakijan oikeus saada pääsy tietoihin
Työnhakijalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa Mico Botnian tietosuojavastaavalle (tietosuojavastaava@micobotnia.fi). Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta, mutta se voidaan evätä tietyin laissa säädetyin perustein. Lähtökohtaisesti työnhakija voi tarkistaa omat tietonsa maksuttomasti kerran vuodessa.
10. Työnhakijan oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista ja käsittelyn rajoittamista
Jos työnhakija saa rekrytoinnin aikana tiedon, että hänen henkilötietonsa ovat joltain osin virheellisiä, puutteellisia, vanhentuneita tai tarpeettomia, hänen on oma-aloitteisesti ja viivyttelemättä ilmoitettava korjattavat tiedot tai pyydettävä tarpeettomien tietojen poistamista. Tietojen korjaamiseen liittyen tulee olla kirjallisesti yhteydessä rekrytointiin (rekrytointi@micobotnia.fi). Tarpeettomien tietojen poistamiseen liittyen tulee olla kirjallisesti yhteydessä tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@micobotnia.fi).
Rekrytoinnin päättymisen jälkeen säilytämme kyseiseen rekrytointiin liittyviä tietoja sellaisena kuin ne on meille rekrytoinnin aikana ilmoitettu, eikä tietoja voi tänä aikana muuttaa tai poistaa. Jos työnhakija haluaa päivittää tietojaan tulevia rekrytointeja varten, hänen tulee tehdä uusi työhakemus.
Työnhakijalla on oikeus vaatia rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että hän odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Käsittelyn rajoittamiseen liittyen tulee olla kirjallisesti yhteydessä tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@micobotnia.fi).
11. Työnhakijan oikeus peruuttaa suostumuksensa
Työnhakija voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa vastaanottaa sähköpostitse ilmoituksia uusista avoimista työtehtävistä. Suostumuksen voi peruuttaa kirjautumalla sähköpostiosoitteella työnhakijaportaaliin (valitse ”Tilauksesi” ja tämän jälkeen ”Poista Työpakkavahti käytöstä”).
Työnhakija voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa siihen, että hakemusta voidaan käyttää muissa Mico Botnian rekrytoinneissa. Suostumuksen voi peruuttaa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen rekrytointi@micobotnia.fi.
Jos työnhakijalla ei ole työnhakijaportaalissa työhakemuksia, joiden säilytysaika on kesken, työnhakija voi peruuttaa suostumuksensa käyttäjätunnuksensa ja käyttäjäprofiilinsa säilyttämiseen. Suostumuksen voi peruuttaa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen rekrytointi@micobotnia.fi ja pyytämällä käyttäjätunnuksen ja profiilin poistamista. Jos työnhakija ei pyydä käyttäjätunnuksen ja käyttäjäprofiilin poistamista, ne poistetaan automaattisesti kahden vuoden kuluttua profiilin luomisesta tai kun työhakemusten säilytysaika päättyy.
12. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Työnhakijalla on erityiseen henkilökohtaiseen syyhyn perustuva oikeus vastustaa tietoihinsa kohdistuvia käsittelytoimia, kun henkilötietojen käsittelemisen perustuu Mico Botnian oikeutettuun etuun. Vaatimuksen yhteydessä työnhakijan tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Vaatimus tulee osoittaa kirjallisesti tietosuojavastaavalle (tietosuojavastaava@micobotnia.fi).
13. Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle
Jos työnhakija katsoo, että olemme käsitelleet hänen henkilötietojaan tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Suomessa valvovana viranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.
14. Muutokset tähän selosteeseen
Parannamme ja kehitämme toimintaamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan
ajoittain tehdä muutoksia. Alla olevasta päivänmäärästä selviää, milloin seloste on viimeksi päivitetty. Tietosuojaseloste kannattaa tarkastaa säännöllisesti saadakseen tietoa mahdollisista muutoksista.
Päivitetty 31.8.2022.
