Dataskyddsbeskrivning

1. Personuppgiftsansvarig

Mico Botnia Oy Ab
FO-nummer 2876122-3
PB 101, 65101 Vasa
dataskyddsansvarig@micobotnia.fi

2. Registernamn

Mico Botnia Oy Ab:s personklientregister inom tolknings- och översättningstjänster

3. Personer vars uppgifter behandlas i registret

I registret behandlar vi uppgifter om personer som själva beställer tolknings- eller översättningstjänster av Mico Botnia. Om det är en organisation som beställer tjänsterna är Mico Botnia inte personuppgiftsansvarig utan behandlare av personuppgifter, och beställarorganisationen ansvarar för principerna i behandlingen av personuppgifter.

4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Vi behandlar uppgifter om våra klienter, för att vi ska kunna producera de tolknings- eller översättningstjänster som klienterna beställt och uppfylla våra egna skyldigheter. Personuppgifter behandlas vid prisbedömning, beställning, tidsbokning, realisering av tjänsten, behandling av materialet och i samband med fakturering och hantering av bokföringsmaterial som uppstår av faktureringen.

Behandlingen av personuppgifter baseras på serviceavtal mellan klient och Mico Botnia, när klienten beställer tolknings- eller översättningstjänster av Mico Botnia. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att servicen ska komma klienten till del och att vi ska kunna fakturera tjänsten avtalsenligt. Behandlingen av personuppgifter som gäller faktureringen baseras också på Mico Botnias lagstadgade skyldigheter (bl.a. bokföringsskyldighet). Att uppgifter om hur tjänsten fullbordats blir sparade baseras på Mico Botnias berättigade intresse att övervaka kvaliteten i sin verksamhet och för att det ska kunna bevisas att tjänsten har fullbordats enligt klientens beställning.

Personuppgifterna används inte för direktmarknadsföring.

5. Lagringsperiod för personuppgifter

  • Prisuppskattningar och andra förfrågningar per e-post sparas ett år framöver eller tills fakturan för tjänsten är betald.
  • Uppgifter om beställda tolkningstjänster sparas som verifikat den tid som bokföringslagen kräver.
  • Uppgifter om beställda översättningstjänster sparas som verifikat den tid som bokföringslagen kräver.
  • Uppgifter om faktureringen sparas som verifikat den tid som bokföringslagen kräver.
  • Källtexter till översättningar och färdiga översättningar sparas ungefär två år, och under den tiden har klienten möjlighet att få en ny kopia av översättningen.
  • Kontaktuppgifter till personklient sparas så länge som andra uppgifter om klienten sparas.

6. Uppgifter i registret

I registret behandlas följande uppgifter som gäller klienten

  • klientnummer på fakturan
  • personbeteckning
  • namn
  • adress
  • faktureringsspråk
  • telefonnummer
  • e-postadress
  • tolknings-/översättningsspråk
  • prisuppskattning och e-postförfrågningar
  • uppgifter om beställningen av tolkningen
    • platsen för tolkningen
    • adressen till platsen för tolkningen
    • datum och tid för tolkningen
    • tolkningsform (närvaro-, telefon- eller videotolkning)
    • tolkningens betalare
  • uppgifter om översättningsbeställning
    • innehållet i dokumentet som ska översättas på källspråk och målspråk
    • behandlingsuppgifter om översättningen (bl.a. datum för mottagning och leverans samt översättare)
    • beställningens betalare
  • fakturor som sänts till klienten och öppet fakturasaldo

7. Regelmässiga informationskällor för registret

Registret består till i huvudsak av de uppgifter som personens själv har uppgett. Adressuppgifter som behövs för fakturering kan sökas bland källor som förmedlar sådan information.

8. Regelmässigt överlåtande av uppgifter

Vi har som princip att inte överlåta klienters personuppgifter till tredje part, utom i de fall då lagen kräver eller myndighet förutsätter att vi överlåter uppgifterna.

Dessutom kan några av våra samarbetspartners behandla klienters uppgifter som en del av den service som de erbjuder. Hit hör bl.a. leverantörer och underhållare av datasystem samt samarbetspartners och freelancers som producerar tolknings- och översättningstjänster som underleverantörer åt Mico Botnia. Underleverantörerna har inte rätt att vidarebefordra uppgifter de fått och som personuppgiftsansvarig ansvarar Mico Botnia för behandlingen av personuppgifterna.

Information om klienter överlåts inte till direktmarknadsföring eller till områden utanför EU eller ETA.

9. Principer gällande skyddet av registret

Klienten ansvarar för att texten som ska översättas sänds till Mico Botnia på ett datasäkert sätt. I samband med beställningen kan klienten meddela önskemål om hur hen vill ta emot den färdiga översättningen. Vi skyddar dataöverföringen.

Pappersdokument sparas i låst utrymme, som endast personer med särskilt tillstånd kan öppna. Elektroniska uppgifter sparas med ändamålsenligt skyddade servrar, vars tekniska dataskydd ofta kontrolleras på olika sätt. Åtkomsträtt till informationen har endast personer som behöver dem i sin arbetsroll.

Freelancers och underleverantörer av tolknings- och översättningstjänster och leverantörerna och underhållare av datasystemen har förbundit sig till tystnadsplikt och till att skydda informationen enligt Mico Botnias dataskyddsanvisning.

10. Persons rätt till åtkomst av uppgifter

Klienten har rätt att kontrollera vilka uppgifter om hen som sparats i registret. Anhållan om kontroll ska göras skriftligen och riktas till Mico Botnias dataskyddsansvarig (dataskyddsansvarig@micobotnia.fi). Det är vanligen avgiftsfritt att använda sin rätt till kontroll, men rättigheten kan förvägras på vissa lagstadgade grunder. I regel kan en klient kontrollera sina egna uppgifter avgiftsfritt en gång om året.

11. Klients rätt att begära rättelse och radering av uppgifter och att behandlingen av dem begränsas

Om en klient får veta att hens personuppgifter är felaktiga, bristfälliga, föråldrade eller onödiga, ska hen på eget initiativ och utan dröjsmål begära att få dessa uppgifter rättade eller raderade. Klienten ska stå i skriftlig förbindelse med den dataskyddsansvarige när hen vill rätta eller radera uppgifter (dataskyddsansvarig@micobotnia.fi).

En klient har rätt att kräva att behandlingen av hens uppgifter begränsas t.ex. om hen väntar svar på begäran om rättelse eller radering av uppgifter. Då det gäller begränsning av behandling ska klienten stå i skriftlig förbindelse med den dataskyddsansvarige (dataskyddsansvarig@micobotnia.fi)

12. Rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter

Till den del som behandlingen av personuppgifter baseras på Mico Botnias berättigade intresse, har en person av särskilt personligt skäl rätt att motsätta sig behandling av sina uppgifter. I dessa fall ska personen specificera det särskilda skäl för vilket hen motsätter sig behandlingen av uppgifterna. Begäran om att uppgifter inte ska behandlas ska riktas skriftligen till den dataskyddsansvarige (dataskyddsansvarig@micobotnia.fi).

13. Rätt att överklaga till dataskyddsmyndighet

Om en klient anser att vi behandlat hens personuppgifter i strid mot dataskyddslagstiftningen, har hen rätt att överklaga till dataskyddsmyndigheten. I Finland är den övervakande myndigheten Dataombudsmannens byrå.

14. Ändringar i denna beskrivning

Vi förbättrar och utvecklar vår verksamhet kontinuerligt, och därför kan det förekomma ändringar över tid i dataskyddsbeskrivningen. Av datumet här nedan framgår det när beskrivningen senast har uppdaterats. Det lönar sig att regelbundet kontrollera om ändringar har kommit till i beskrivningen.

Uppdaterad 11.10.2021