Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Mico Botnia Oy Ab
Y-tunnus: 2876122-3
PL 101, 65101 Vaasa
tietosuojavastaava@micobotnia.fi

2. Rekisterin nimi

Mico Botnia Oy Ab:n asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri

3. Henkilöt, joiden tietoja rekisterissä käsitellään

Asiakasrekisterissä käsittelemme asiakasorganisaatioidemme ja potentiaalisten asiakasorganisaatioiden sekä yhteistyökumppaneidemme ja potentiaalisten yhteistyökumppaneiden nykyisten ja entisten yhteyshenkilöiden tietoja.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Asiakkaiden yhteyshenkilöt

Käsittelemme asiakkaidemme yhteyshenkilöiden tietoja, jotta pystymme toteuttamaan asiakkaidemme tilaamat palvelut ja täyttämään omat velvoitteemme. Käsittelemme tietoja

  • sopimusten tekoon ja valmisteluun
  • palveluiden tuottamiseen ja palvelupyyntöihin vastaamiseen
  • palveluiden seurantaan ja laadunvalvontaan
  • palveluiden laskuttamiseen
  • asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
  • tiedottamiseen
  • asiakastutkimuksiin ja palveluidemme kehittämiseen
  • ylläpitämiemme järjestelmien käyttäjähallintaan.

Laskutukseen liittyvien tietojen käsittely perustuu Mico Botnian lakisääteisten velvoitteiden (mm. kirjanpitovelvollisuuden) noudattamiseen. Palvelun toteuttamiseen ja kehittämiseen liittyvien tietojen säilyttäminen perustuu Mico Botnian ja asiakkaan väliseen sopimukseen sekä oikeutettuun etuumme valvoa ja kehittää toimintamme laatua ja pystyä osoittamaan, että palvelut on toteutettu sopimuksen mukaisesti.

Yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt

Käsittelemme yhteistyökumppaneidemme yhteyshenkilöiden tietoja

  • sopimusten tekoon ja valmisteluun
  • sopimusten toteuttamiseen ja laskuttamiseen
  • yhteistyökumppanien tuottamien palveluiden ja tuotteiden seurantaan ja laadunvalvontaan
  • yhteistyösuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
  • tiedottamiseen
  • ylläpitämiemme järjestelmien käyttäjähallintaan.

Laskutukseen liittyvien tietojen käsittely perustuu Mico Botnian lakisääteisten velvoitteiden (mm. kirjanpitovelvollisuuden) noudattamiseen. Yhteistyön toteuttamiseen ja kehittämiseen liittyvien tietojen säilyttäminen perustuu Mico Botnian ja yhteistyökumppanin väliseen sopimukseen sekä oikeutettuun etuumme valvoa ja kehittää toimintamme ja yhteistyökumppaneidemme toiminnan laatua.

5. Henkilötietojen säilyttämisaika

Yhteyshenkilöiden nimi- ja yhteystietoja sekä käyttöoikeuksiin liittyviä tietoja säilytetään niin pitkään kuin heihin liittyvää muuta tietoa säilytetään.

  • Laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään tositeaineistona kirjanpitolain vaatiman ajan.
  • Sopimuksiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin jollain sopimusosapuolella on sopimukseen liittyviä velvoitteita.
  • Palvelun toteuttamiseen liittyviä tietoja säilytetään palvelusopimuksessa määritellyn ajan.

6. Rekisterin tietosisältö

  • nimi
  • titteli ja/tai asema organisaatiossa
  • asiointikieli ja palvelukielet
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • käyttöoikeudet ja käyttäjätiedot Mico Botnian ylläpitämissä järjestelmissä
  • sopimuksiin, laskutukseen ja palveluihin liittyvät tiedot ja yhteydenpito

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

  • yhteyshenkilö itse
  • yhteyshenkilön organisaatio

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilön yhteystietoja saatetaan luovuttaa saman tai toisen organisaation yhteyshenkilöille tai Mico Botnian palveluiden käyttäjille, jos se on palvelun toteuttamisen tai sopimuksen kannalta tarpeellista. Muita yhteyshenkilön tietoja voidaan tarpeen vaatiessa luovuttaa tämän esimiehelle tai muulle asiakasorganisaation vastuuhenkilölle. Lisäksi yhteistyökumppanimme (mm. tietojärjestelmien toimittajat ja ylläpitäjät) saattavat osana tarjoamaansa palvelua käsitellä yhteyshenkilöiden tietoja, mutta heillä ei ole oikeutta luovuttaa tietoja edelleen.

Henkilötietoja ei luovuteta Mico Botnian ulkopuolisille tahoille suoramarkkinointitarkoituksiin tai Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Paperidokumentteja säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Sähköisiä tietoja säilytetään tarkoituksenmukaisesti suojatuilla palvelimilla, joiden teknistä tietoturvaa hallinnoidaan usein eri keinoin. Sähköisiin tietoihin pääseminen perustuu työroolipohjaiseen käyttöoikeushallintaan.

Henkilötietojen käsittelijät ovat sitoutuneet salassapitoon ja Mico Botnian tietosuojaohjeistuksen mukaiseen tietojen suojaamiseen.

10. Rekisteröidyn henkilön oikeudet

Henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Jos henkilö saa tiedon, että hänen henkilötietonsa ovat joltain osin virheellisiä, puutteellisia, vanhentuneita tai tarpeettomia, hänen on oma-aloitteisesti ja viivyttelemättä ilmoitettava korjattavat tiedot tai pyydettävä tarpeettomien tietojen poistamista.

Henkilöllä on oikeus vaatia rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että hän odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Henkilöllä on myös oikeus erityisen henkilökohtaisen tilanteen perusteella vastustaa tietojensa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu Mico Botnian oikeutettuun etuun. Vaatimuksen yhteydessä asiakkaan tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä.

Kaikkien oikeuksien käyttämiseksi tulee olla kirjallisesti yhteydessä tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@micobotnia.fi). Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti, sillä oikeuksien käyttämiseen voi liittyä tilanteen ja olosuhteiden vuoksi rajoituksia.

11. Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Jos henkilö katsoo, että olemme käsitelleet hänen henkilötietojaan tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Suomessa valvovana viranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.

12. Muutokset tähän selosteeseen

Parannamme ja kehitämme toimintaamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Alla olevasta päivänmäärästä selviää, milloin seloste on viimeksi päivitetty. Tietosuojaseloste kannattaa tarkastaa säännöllisesti saadakseen tietoa mahdollisista muutoksista.

Päivitetty 11.10.2021.