Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Mico Botnia Oy Ab
Y-tunnus: 2876122-3
Wolffintie 36 F 2, 65200 Vaasa
tietosuojavastaava@micobotnia.fi

2. Rekisterin nimi

Mico Botnia Oy Ab:n tulkki- ja käännöspalveluiden henkilöasiakkaiden asiakasrekisteri

3. Henkilöt, joiden tietoja rekisterissä käsitellään

Henkilöasiakkaiden asiakasrekisterissä käsittelemme niiden henkilöiden tietoja, jotka tilaavat itse tulkki- ja käännöspalveluita Mico Botnialta. Jos palveluita tilaa organisaatio, Mico Botnia ei toimi rekisterinpitäjänä vaan henkilötietojen käsittelijänä, ja tilaajaorganisaatio vastaa henkilötietojen käsittelyn periaatteista.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja, jotta pystymme toteuttamaan heidän tilaamansa tulkki- ja käännöspalvelut ja täyttämään omat velvoitteemme. Henkilötietoja käsitellään hinta-arvioiden, tilausten, ajanvarausten, palvelun toteuttamisen, aineiston käsittelyn sekä palvelun laskutuksen ja siitä muodostuvan kirjanpitoaineiston käsittelyn yhteydessä.

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan ja Mico Botnian väliseen palvelusopimukseen, jossa asiakas tilaa Mico Botnialta tulkki- tai käännöspalvelun. Henkilötietojen käsittely on tarpeen, jotta palvelu voidaan tuottaa asiakkaalle ja jotta palvelusta voidaan sopimuksen mukaisesti laskuttaa. Laskutukseen liittyvien tietojen käsittely perustuu myös Mico Botnian lakisääteisten velvoitteiden (mm. kirjanpitovelvollisuuden) noudattamiseen. Palvelun toteuttamiseen liittyvien tietojen säilyttäminen perustuu Mico Botnian oikeutettuun etuun valvoa toimintansa laatua sekä pystyä osoittamaan, että palvelu on toteutettu asiakkaan tilauksen mukaisena.

Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.

5. Henkilötietojen säilyttämisaika

  • Hinta-arvioita ja muita sähköpostitiedusteluja säilytetään vuoden ajan tai kunnes tilaus on maksettu.
  • Tulkkipalveluiden tilaustietoja säilytetään tositeaineistona kirjanpitolain vaatiman ajan.
  • Käännöspalveluiden tilaustietoja säilytetään tositeaineistona kirjanpitolain vaatiman ajan.
  • Laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään tositeaineistona kirjanpitolain vaatiman ajan.
  • Käännettäviä alkuperäistekstejä sekä valmiita käännöksiä säilytetään noin kahden vuoden ajan, minkä ajan asiakkaalla on mahdollisuus saada uusi kopio käännöksestä.
  • Henkilöasiakkaiden yhteystietoja säilytetään niin pitkään kuin muuta häneen liittyvää tietoa säilytetään.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään seuraavia asiakkaaseen yhdistettäviä tietoja:

  • laskutuksen asiakasnumero
  • henkilötunnus
  • nimi
  • osoite
  • laskutuskieli
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • tulkkauksen/käännöksen kieli
  • hinta-arviot ja sähköpostitiedustelut
  • tulkkaustilauksen tiedot
    • tulkkauspaikan nimi
    • tulkkauspaikan osoite
    • tulkkauksen päivämäärä ja kellonaika
    • tulkkausmuoto (läsnäolo-, puhelin- tai videotulkkaus tai viestinvälitys)
    • tilauksen maksaja
  • käännöstilauksen tiedot
    • käännettävän dokumentin sisältö alkuperäiskielellä ja käännetyllä kielellä
    • käännöksen käsittelytiedot (mm. saapumis- ja toimitusaika sekä kääntäjä)
    • tilauksen maksaja
  • asiakkaalle lähetetyt laskut ja avoin laskusaldo

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot ovat pääasiassa asiakkaan itse antamia tietoja. Laskutuksessa tarvittavia osoitetietoja voidaan kerätä myös osoitetietoa välittäviltä tahoilta.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Pääperiaatteemme on, että asiakkaiden henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle, paitsi jos lainsäädäntö tai jokin meihin kohdistuva viranomaisvelvoite edellyttää tietojen luovuttamista.

Lisäksi eräät yhteistyökumppanimme saattavat osana tarjoamaansa palvelua käsitellä asiakkaan henkilötietoja. Tällaisia ovat mm. tietojärjestelmien toimittajat ja ylläpitäjät sekä tulkki- ja käännöspalveluita alihankintana Mico Botnialle tuottavat yhteistyökumppanit ja freelancerit. Yhteistyökumppaneilla ei ole oikeutta luovuttaa saamiaan tietoja edelleen, ja Mico Botnia vastaa rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelystä.

Asiakkaiden tietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin tai Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakas vastaa käännettävän tekstin toimittamisesta Mico Botnialle tietoturvallisella tavalla. Asiakas voi tilauksen yhteydessä ilmoittaa, millä tavalla haluaa vastaanottaa valmiin käännöksen. Huolehdimme tiedonsiirtojen suojaamisesta.

Paperidokumentteja säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Sähköisiä tietoja säilytetään tarkoituksenmukaisesti suojatuilla palvelimilla, joiden teknistä tietoturvaa hallinnoidaan usein eri keinoin. Sähköisiin tietoihin pääseminen perustuu työroolipohjaiseen käyttöoikeushallintaan.

Tulkkaus- ja käännöspalveluja tuottavat alihankkijat ja freelancerit sekä tietojärjestelmien toimittajat ja ylläpitäjät ovat sitoutuneet salassapitoon ja Mico Botnian tietosuojaohjeistuksen mukaiseen tietojen suojaamiseen.

10. Oikeus saada pääsy tietoihin

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa Mico Botnian tietosuojavastaavalle (tietosuojavastaava@micobotnia.fi). Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta, mutta se voidaan evätä tietyin laissa säädetyin perustein. Lähtökohtaisesti asiakas voi tarkistaa omat tietonsa maksuttomasti kerran vuodessa.

11. Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista ja käsittelyn rajoittamista

Jos asiakas saa tiedon, että hänen henkilötietonsa ovat joltain osin virheellisiä, puutteellisia, vanhentuneita tai tarpeettomia, hänen on oma-aloitteisesti ja viivyttelemättä ilmoitettava korjattavat tiedot tai pyydettävä tarpeettomien tietojen poistamista. Tietojen korjaamiseen tai tarpeettomien tietojen poistamiseen liittyen tulee olla kirjallisesti yhteydessä tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@micobotnia.fi).

Asiakkaalla on oikeus vaatia rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että hän odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Käsittelyn rajoittamiseen liittyen tulee olla kirjallisesti yhteydessä tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@micobotnia.fi).

12. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Asiakkaalla on oikeus erityisen henkilökohtaisen tilanteen perusteella vastustaa tietojensa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu Mico Botnian oikeutettuun etuun. Vaatimuksen yhteydessä asiakkaan tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Vaatimus tulee osoittaa kirjallisesti tietosuojavastaavalle (tietosuojavastaava@micobotnia.fi).

13. Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Jos asiakas katsoo, että olemme käsitelleet hänen henkilötietojaan tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Suomessa valvovana viranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.

14. Muutokset tähän selosteeseen

Parannamme ja kehitämme toimintaamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan
ajoittain tehdä muutoksia. Alla olevasta päivänmäärästä selviää, milloin seloste on viimeksi päivitetty. Tietosuojaseloste kannattaa tarkastaa säännöllisesti saadakseen tietoa mahdollisista muutoksista.

Päivitetty 11.10.2021.