Dataskyddsbeskrivning
1. Personuppgiftsansvarig
Mico Botnia Oy Ab
FO-nummer 2876122-3
PB 101, 65101 Vasa
dataskyddsansvarig@micobotnia.fi
2. Registernamn
Mico Botnia Oy Ab:s register över arbetssökande
3. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter
Vi behandlar personuppgifter när vi tar emot och hanterar förfrågningar som gäller arbetsansökningar och rekryteringar, samt när vi bedömer och väljer arbetssökande och fyller andra behov i rekryteringsprocessen.
Behandlingen av personuppgifter baseras på Mico Botnias berättigade intresse att behandla personuppgifter på det sätt som rekryteringsprocessen förutsätter och vid behov påvisa att företaget har uppfyllt lagens krav (bl.a. lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män och lagen om jämlikhet).
Behandlingen av personuppgifter i samband med annan rekrytering baseras på arbetssökandens samtycke. Om arbetssökande vill, kan hen ge samtycke till att hens ansökan kan användas i annan rekrytering till Mico Botnia.
Personen kan även skapa ett användarnamn på jobbportalen eller prenumerera notiser om nya tjänster till sin e-post. dessa fall baseras behandlingen av användarnamnet dvs. e-postadressen med personens samtycke.
Personuppgifter används inte i automatiskt beslutfattande.
4. Lagringsperiod för personuppgifter
Efter rekryteringsprocessen sparar vi personuppgifterna så länge som det är nödvändigt för att uppfylla Mico Botnias rättigheter och skyldigheter och för att svara på eventuella krav, dock högst två år efter att rekryteringsbeslutet har fattats. I särskilda fall kan man spara personuppgifterna längre än två år, om det är förutsättningen för att kunna bemöta krav från lagstiftning, myndigheter och rättsliga instanser.
Om arbetssökanden blir vald och ingår arbetsavtal, blir nödvändiga personuppgifter som gäller rekryteringen en del av Mico Botnias register över arbetssökande och beslut fattas särskilt om hur länge uppgifterna ska sparas.
Öppna ansökningar sparas i två år efter att ansökan har gjorts, men den sökande kan när som helst radera sin öppna ansökan på jobbportalen. Om en öppen ansökan har tagits med i en specifik rekryteringsprocess kommer en kopia av den öppna ansökan att skapas och sparas i högst två år efter ansökningstidens utgång.
Uppgifterna om användarprofilen som skapats på jobbportalen sparas i två år efter skapandet av profilen eller så länge som användaren har jobbansökningar vars lagringstid pågår.
Om arbetssökande ger sitt samtycke till att uppgifterna används i annan rekrytering kan vi under den tid uppgifterna finns i registret kontakta arbetssökanden.
5. Information i registret
Vi behandlar arbetssökandes person- och kontaktuppgifter och annan information, som arbetssökanden har delgivit oss eller som är nödvändig när vi bedömer om arbetssökanden är lämplig för den sökta arbetsuppgiften. De personuppgifter vi behandlar kan vara t.ex.
- förnamn
- efternamn
- e-postadress
- telefonnummer
- adress, postnummer och postort
- tjänster som arbetssökanden har sökt
- tidpunkter när ansökan har skickats och uppdateras
- ansökan och CV
- löneanspråk
- utbildning och examina och när de avlagts
- specialkunskaper
- språkkunskaper
- nuvarande och tidigare uppgifter och arbetsgivare
- referens
- sparad videointervju
- länk till Linkedin-profilen
- annan information som arbetssökanden delgett
- förfrågan som arbetssökande sänt per e-post
- prenumeration av notiser om nya tjänster till e-post
I sin arbetsansökan ska arbetssökanden uppge endast information som är relevant för rekryteringen. I ansökan ska man inte informera om känsliga personliga uppgifter, t.ex. uppgifter om hälsan.
6. Regelmässiga informationskällor för registret
Registret består till huvudsak av den information som personen själv har delgett i sin arbetsansökan, på jobbportalen och i arbetsintervjun. Vi kan också be om information av referenser som sökanden uppgett. Om en del av rekryteringsprocessen är externaliserad kan vi samla personuppgifter också från andra källor, t.ex. från direktsökning, rekrytering eller från serviceproducenter som rekryterar eller bedömer lämplighet.
7. Regelmässigt överlåtande av uppgifter
Vi överlåter inte uppgifter till utomstående, utom i de fall då lagstiftningen, myndigheterna eller rättslig instans förutsätter detta. Några av våra samarbetspartners kan behandla arbetssökandes personuppgifter som en del av den service de erbjuder. Hit hör bl.a. leverantörer och underhållare av datasystem samt samarbetspartners som deltar i rekryteringsprocessen.
Personuppgifter översänds inte till områden utanför EU eller ETA.
8. Registersäkerhetsprinciper
Vi förvarar personuppgifter som konfidentiella, och det är endast den personal på Mico Botnia som tar hand om rekryteringen som har tillgång till uppgifterna samt eventuella experter som hjälper till med rekryteringen och som behandlar personuppgifter för Mico Botnias räkning.
Eventuella pappersdokument sparas i låst utrymme, som endast personer med särskilt tillstånd kan öppna. Elektroniska uppgifter sparas med servrar som skyddats på ändamålsenligt sätt och vars tekniska dataskydd ofta kontrolleras på olika sätt. Åtkomst till elektronisk information har endast personer som behöver informationen i sin arbetsroll.
Leverantörer och underhållare av datasystemen och Mico Botnias övriga samarbetspartners har förbundit sig till tystnadsplikt och till att skydda informationen enligt Mico Botnias dataskyddsanvisning.
9. Arbetssökandes rätt till åtkomst av information
En arbetstagare har rätt att kontrollera vilka uppgifter om hen som sparats i registret. Anhållan om kontroll ska göras skriftligen och riktas till Mico Botnias dataskyddsansvarig (dataskyddsansvarig@micobotnia.fi). Det är vanligen avgiftsfritt att använda sin rätt till kontroll, men rättigheten kan förvägras på vissa lagstadgade grunder. I regel kan en arbetstagare kontrollera sina egna uppgifter avgiftsfritt en gång om året.
10. Persons rätt att kräva rättelse och radering av uppgifter och att behandlingen av dem begränsas
Om en arbetssökande under rekryteringstiden får veta att hens personuppgifter är felaktiga, bristfälliga, föråldrade eller onödiga, ska hen på eget initiativ och utan dröjsmål be om att få dessa uppgifter korrigerade eller raderade. Om det gäller korrigering av uppgifter, ska arbetssökanden göra en skriftlig anhållan om detta till rekryteringen (rekrytointi@micobotnia.fi). Om det gäller att onödiga uppgifter ska raderas ska arbetssökanden anhålla om detta skriftligen till den dataskyddsansvarige (dataskyddsansvarig@micobotnia.fi).
När rekryteringen avslutats sparar vi de uppgifter som gäller rekryteringen i den form som vi fått dem under rekryteringen, och uppgifterna kan inte ändras eller raderas under den här tiden. Om arbetssökanden vill uppdatera sina uppgifter med tanke på kommande rekryteringar ska hen göra en ny arbetsansökan.
En arbetssökande har rätt att kräva att behandlingen av hens uppgifter begränsas t.ex. om hen väntar svar på begäran om korrigering eller radering av uppgifter. Då det gäller begränsning av behandling ska den arbetssökande anhålla om detta skriftligen till den dataskyddsansvarige (dataskyddsansvarig@micobotnia.fi).
11. Arbetssökandes rätt att återkalla samtycke
En arbetssökande kan när som helst återkalla sitt samtycke till att ta emot notiser om nya tjänster till sin e-post. Samtycke kan återkallas genom att logga in på jobbportalen med e-postadressen (välj först ”Dina prenumerationer” och sedan ”Ta bort prenumeration”).
En arbetssökande kan när som helst återkalla sitt samtycke till att arbetsansökan används av Mico Botnia för annan rekrytering. Om arbetssökande önskar återkalla samtycke ska hen anhålla skriftligen om detta till rekryteringen (rekrytointi@micobotnia.fi).
Om en arbetssökande inte har jobbansökningar vars lagringstid pågår kan hen återkalla sitt samtycke till att sitt användarnamn och profil sparas på jobbportalen. Samtycke kan återkallas genom att skicka ett e-postmeddelande till adressen rekrytointi@micobotnia.fi och begära radering av uppgifterna. Om den arbetssökande inte begär radering av användarnamn och användarprofil raderas de automatiskt två år efter att profilen har skapats eller när lagringstiden för hens jobbansökningar går ut.
12. Rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter
Till den del som behandlingen av personuppgifter baseras på Mico Botnias berättigade intresse har en arbetssökande av särskilt personligt skäl rätt att motsätta sig behandling av sina uppgifter. I dessa fall ska arbetssökanden specificera det särskilda skäl, för vilket hen motsätter sig behandling av sina uppgifter. Anhållan om att uppgifter inte får behandlas ska riktas skriftligen till den dataskyddsansvarige (dataskyddsansvarig@micobotnia.fi).
13. Rätt att överklaga till dataskyddsmyndighet
Om en arbetssökande anser att vi behandlat hens personuppgifter i strid med dataskyddslagstiftningen har hen rätt att överklaga till dataskyddsmyndigheten. I Finland är den övervakande myndigheten Dataombudsmannens byrå.
14. Ändringar i denna beskrivning
Vi förbättrar och utvecklar vår verksamhet kontinuerligt och därför kan det förekomma ändringar över tid i dataskyddsbeskrivningen. Av datumet här nedan framgår det när beskrivningen senast har uppdaterats. Det lönar sig att regelbundet kontrollera, om ändringar har kommit till i beskrivningen.
Uppdaterad 31.8.2022
