Dataskyddsbeskrivning
1. Personuppgiftsansvarig
Mico Botnia Oy Ab
FO-nummer 2876122-3
PB 101, 65101 Vasa
dataskyddsansvarig@micobotnia.fi
2. Registernamn
Mico Botnia Oy Ab:s register över klienter och samarbetspartners
3. Personer vars uppgifter behandlas i registret
I registret över klienter behandlar vi uppgifter om nuvarande och tidigare kontaktpersoner till våra klientorganisationer och potentiella klientorganisationer och till våra samarbetspartners och potentiella samarbetspartners.
4. Ändamålet med och grunden för behandling av personuppgifter
Klienternas kontaktpersoner
Vi behandlar uppgifter om våra klienters kontaktpersoner, för att vi ska kunna producera de tjänster som klienterna beställer och fullgöra våra egna skyldigheter. Vi behandlar uppgifter när vi
- ingår och bereder avtal
- producerar tjänster och svarar på förfrågan om tjänster
- följer upp tjänsterna och övervakar kvaliteten på dem
- fakturerar för tjänster
- tar hand om och utvecklar klientförhållandet
- informerar
- gör klientundersökningar och utvecklar våra tjänster
- hanterar användarroller i de system vi förvaltar
Behandlingen av uppgifter i samband med fakturering baseras på Mico Botnias lagstadgade skyldigheter (bl.a. bokföringsskyldighet). Att uppgifter sparas om hur tjänsterna fullföljs och utvecklas baseras på avtal mellan Mico Botnia och klienterna och på vårt berättigade intresse att övervaka och utveckla kvaliteten i vår verksamhet och för att kunna bevisa att tjänsterna har fullföljts enligt avtal.
Samarbetspartnernas kontaktpersoner
Vi behandlar uppgifter om våra samarbetspartners kontaktpersoner, när
- vi ingår och bereder avtal
- avtal fullföljs och tjänster faktureras
- vi följer upp de tjänster och produkter som samarbetspartners producerar och när vi övervakar kvaliteten
- vi tar hand om och utvecklar samarbetsförhållandet
- vi informerar
- vi hanterar användarroller i de system vi förvaltar
Behandlingen av uppgifter i samband med fakturering baseras på Mico Botnias lagstadgade skyldigheter (bl.a. bokföringsskyldighet). Att uppgifter sparas om hur samarbetet fullföljs och utvecklas har sin grund i avtal mellan Mico Botnia och samarbetspartners och på vårt berättigade intresse att övervaka och utveckla kvaliteten i vår och samarbetspartners verksamhet.
5. Lagringsperiod för personuppgifter
- Kontaktpersonernas namn och kontaktuppgifter och uppgifter om användarrättigheter sparas så länge som andra uppgifter om kontaktpersonerna sparas.
- Uppgifter som gäller fakturering sparas som verifikat så länge som bokföringslagen kräver.
- Uppgifter om avtal sparas så länge som någon av avtalsparterna har skyldigheter gentemot avtalet
- Uppgifter som gäller hur tjänsten fullbordats sparas så länge som det fastställs i avtalet om tjänst.
6. Informationen i registret
- namn
- titel och/eller ställning i organisationen
- kommunikationsspråk och servicespråk
- telefonnummer
- e-postadress
- användarrättigheter och användaruppgifter i de system som Mico Botnia administrerar
- uppgifter och kontakter som gäller avtal, fakturering och service
7. Regelmässigt överlåtande av uppgifter i registret
- kontaktpersonen själv
- kontaktpersonens organisation
8. Regelmässigt överlåtande av uppgifter
En persons kontaktuppgifter kan överlåtas till kontaktperson i samma eller i annan organisation eller till dem som använder Mico Botnias tjänster, om det är nödvändigt för att tjänsten ska fullbordas eller avtalet fullföljas. Andra uppgifter om kontaktpersonen kan vid behov överlåtas åt personens förman eller annan ansvarsperson i klientorganisationen. Dessutom kan våra samarbetspartners (leverantörer och underhållare av datasystem) behandla kontaktpersonens uppgifter som en del av den service de erbjuder, men de har inte rätt att vidarebefordra kontaktuppgifterna.
Personuppgifter överlåts inte till personer eller organisationer utanför Mico Botnia i marknadsföringssyfte eller utanför EU eller ETA. Uppgifter kan överlåtas till myndigheter inom de gränser som lagstiftningen tillåter eller kräver.
9. Principerna för sydd av registret
Pappersdokument sparas i låst skåp, som endast personer som har särskilt tillstånd kan öppna. Elektroniska uppgifter sparas med ändamålsenligt skyddade servrar vars tekniska dataskydd ofta kontrolleras på olika sätt. Åtkomst till uppgifterna har endast personer som har användningsrätt till dem i sin arbetsroll.
De som behandlar personuppgifter har förbundit sig till tystnadsplikt och till att skydda uppgifterna enligt Mico Botnias dataskyddsanvisningar.
10. Registrerad persons rättigheter
En person har rätt att kontrollera vilka uppgifter om hen som är sparade i registret. Om en person får veta att hens personuppgifter är felaktiga, bristfälliga, föråldrade eller onödiga, ska personen på eget initiativ och omedelbart be om att få uppgifterna rättade eller raderade.
En person har rätt att kräva att behandlingen av hens personuppgifter ska begränsas t.ex. om hen väntar på att få de uppgifter som gäller en anhållan korrigerade eller raderade ur registret. En person har också rätt att i särskild personlig situation motsätta sig behandling av sina personuppgifter, om behandlingen baseras på Mico Botnias berättigade intresse. I samband med motsättningen ska klienten redogöra för sin situation som är grunden för motsättningen.
För att kunna använda alla rättigheter ska man ha skriftlig kontakt med den dataskyddsansvarige (dataskyddsansvarig@micobotnia.fi). Önskemålen behandlas från fall till fall, eftersom användningen av rättigheten kan vara begränsad på grund av situation och omständigheter.
11. Rätten att anföra besvär till dataskyddsmyndighet
Om en person anser att vi har behandlat hens personuppgifter i strid med dataskyddslagstiftningen, har hen rätt att överklaga till dataskyddsmyndighet. I Finland är den övervakande myndigheten Dataombudsmannens byrå.
12. Ändringar i denna beskrivning
Vi förbättrar och utvecklar vår verksamhet kontinuerligt, och därför kan det förekomma ändringar över tid i dataskyddsbeskrivningen. Av datumet här nedan framgår det när beskrivningen senast har uppdaterats. Det lönar sig att granska dataskyddsbeskrivningen regelbundet för att få veta om eventuella ändringar kommit till.
Daterat 11.10.2021
